Select Page
Voorbeeld programma van eisen FMIS

Written by Lars van Rooijen

6 July 2020

Je bent opzoek naar een voorbeeld programma van eisen FMIS oftewel een PvE voor een Facilitair Management Informatie Systeem.

In dit artikel deel ik jullie mijn programma van eisen en mijn ervaringen met het opstellen bij diverse profit en non-profit organisaties. Het betreft hierbij trajecten bij facilitaire dienstverleners alsook facilitaire afdelingen van zorgorganisaties en gemeenten.

Het is niet gemakkelijk om een FMIS te selecteren voor implementatie in jouw organisatie. Het programma van eisen beschrijft wat het FMIS moet doen en hoe de software naar verwachting zal presteren. Het beschrijft de functionaliteit die het product nodig heeft om aan alle behoeften van belanghebbenden (bedrijven, gebruikers) te voldoen. Het PvE wordt vaak gebruikt voor de bouw van maatwerksoftware, maar ook tijdens een leveranciersselectie van bestaande softwareapplicaties.

De afgelopen 12 jaar heb ik via Stream meerdere klanten geholpen bij het opstellen van een programma van eisen, de selectie en de implementatie van uiteenlopende FMIS of service management systemen. Op deze manier ben ik bekend geraakt met veelvoorkomende valkuilen die zich voordoen bij het selecteren van nieuwe software, en heb ik hard gewerkt om een ‘best practise’ te ontwikkelen voor deze leveranciersbeoordelingsprojecten.

In dit artikel beschrijf ik drie belangrijke stappen voor het opstellen van een voorbeeld programma van eisen FMIS.

1. Stel een team samen

Mogelijk ben je al op de hoogte van verschillende functionaliteiten die een FMIS biedt. Toch is het aan te raden om grondig eisen te definiëren en te beschrijven wat de applicatie die jij selecteert voor jouw organisatie moet doen. Facility management is tegenwoordig vooral proces gestuurd. Dagelijks wordt het primair proces van een organisatie ondersteunt door KWIS meldingen aan te nemen en uit te zetten naar interne en externe leveranciers. Daarnaast worden planmatige activiteiten en projecten gecoördineerd. Ter ondersteuning worden gegevens beheerd, bijvoorbeeld met betrekking tot wet- en regelgeving.

Een FMIS vergemakkelijkt de manier waarop jouw organisatie deze processen beheert. Een succesvolle leveranciersselectie en software-implementatie maakt dit werk ook gestroomlijnder en uiteindelijk effectiever.

Een systeem dat geen rekening houdt met jouw processen en behoeften, maakt het moeilijker om jouw facilitaire organisatie te runnen en deze processen te beheren.

Het definiëren van eisen en wensen begint met het samenstellen van een team. Dit team is verantwoordelijk voor het kiezen van het juiste FMIS. Het is belangrijk om individuen te selecteren die een gemeenschappelijk belang hebben bij het leveranciersselectieproces. Belanghebbenden die kennis en ervaring hebben met de processen die door het FMIS worden ondersteund. Dit betreft ook betrokkenheid van medewerkers van informatisering voor het beheer van de softwareapplicatie binnen jouw organisatie.

2. Beschrijf eisen en wensen

De eerste stap van het team is het beoordelen van de cruciale functies, zoals benoemd in de oorspronkelijke business case. In de business case is vaak de aanleiding en het doel te vinden voor het FMIS: processen waar jouw organisatie meer kwaliteit wil toevoegen, verspillingen wil minimaliseren en/of kosten wil besparen. Bekijk deze processen en definieer deze wensen en eisen als eerste. Betrek belanghebbenden uit de organisatie voor aanvullende informatie. Dit zorgt voor betrokkenheid en draagvlak in latere stadia.

Er zijn talloze manieren om deze vereisten (wensen en eisen) op te schrijven. Ik ga nu niet in op alle opties, omdat ik er een compleet artikel over kan schrijven. ln dit stadium is het doel van het PvE om jouw behoeften duidelijk te communiceren aan de potentiële leveranciers en een uitgangspunt te hebben om de opties te evalueren die zij presenteren. Je bent niet opzoek naar een gedetailleerde specificatie van systeemvereisten die je aan een team van ontwikkelaars geeft voor de bouw van een FMIS.

De meest gemaakte fout bij deze stap in het proces is het ontwerpen van het systeem in plaats van het definiëren van de bedrijfsbehoeften. Probeer een programma van eisen te schrijven met jouw gebruikers in gedachten. Hieronder zie je een kort voorbeeld van hoe je kunt beginnen met het schrijven van een duidelijk programma van eisen met focus op de bedrijfsprocessen.

Afbeelding voorbeeld programma van eisen fmis

Overdrijf niet (nog niet!)

In de meeste scenario’s is het logisch om functionele en niet-functionele vereisten te scheiden, maar in dit stadium van het proces is het beter om het eenvoudig te houden en later aan te passen. Ik weet je vraagt je nu af: ‘waarom schrijven we niet een volledige set systeemspecificaties?’.

  • Ten eerste kost het veel tijd en moeite om documenten met systeemspecificaties samen te stellen.
  • Ten tweede hebben niet alle bedrijven de kennis of de beschikbare vaardigheden om dit zelf te doen.
  • En ‘last but not least’, gedetailleerde systeemspecificaties zijn overdreven als je net een selectieprocedure voor een FMIS start.

Met een grote lijst met gedetailleerde vereisten, zie je waarschijnlijk af van oplossingen die aan de zakelijke behoeften zouden voldoen. Het betreffende FMIS voldoet dan niet aan alle eisen die je hebt gedefinieerd, omdat het niet op alle eisen scoort die je hebt gedefinieerd. Het risico is aanwezig dat jouw eisen het selectieproces eerder gaan frustreren en vertragen.

Als je merkt dat de meeste kant-en-klare oplossingen niet aan jouw specifieke behoeften voldoen, dan kun je nog altijd kiezen voor maatwerk. Dan pas ga je detail vereisten definiëren. Houdt rekening dat een dergelijk traject echt serieus tijd en geld kost.

Belangrijke onderwerpen

Hoewel ik je adviseer om geen gedetailleerde systeemspecificaties op te stellen, raad ik je wel aan om een lijst met duidelijke en verifieerbare vereisten op te stellen. Onderstaand staan een aantal onderwerpen die je in overweging kunt nemen.

Bedrijfsproces

  • Proces: welke specifieke bedrijfsprocessen wil je ondersteunen met het FMIS? Meldingenbeheer, Wijzigingenbeheer, Projectbeheer, Documentenbeheer, Reserveringenbeheer, Sleutelbeheer, Huisvestingsbeheer, etc.
  • Uitbreidingsmogelijkheden: wil je in de toekomst ook andere processen ondersteunen? Welke verschillende modules biedt het FMIS?
  • Rapporten: aan welke specifieke rapportagebehoeften moet het FMIS voldoen? Heb je een live dashboard nodig of dynamische/statistische rapportages om belangrijke beslissingen te nemen?
  • Standaarden: aan welke (bedrijfs-)standaarden moet uw systeem voldoen?
  • Regelgeving: aan welke regelgeving is  het systeem onderworpen?

Product

  • Toegankelijkheid: Hoeveel gebruikers telt jouw organisatie? Ondersteunt het FMIS gebruikers op afstand?

Zijn er ook gebruikers buiten jouw organisatie, zoals partners, leveranciers en externe consultants?

  • Migratie: is het nodig om data uit bestaande systemen te migreren? Welke gegevensbronnen zijn het en wat is de gegevensindeling van de data?
  • Integratie: zijn er andere systemen waarmee het FMIS moet integreren? Zo ja, op welke manier?
  • Documentatie: heb je trainingsdocumentatie, gebruikershandleidingen, implementatiehandleidingen of testscripts nodig? Wat zijn de minimumvereisten om zelf beheer uit te voeren op de applicatie?
  • Aanpassingsvermogen: hoe configureerbaar is het nieuwe systeem?
  • Taal: welke talen moet het systeem ondersteunen? Moet de interface aansluiten bij de taalvoorkeur van de gebruikers?
  • Doorlooptijd: Heb je een specifieke go-live datum voorogen? Een SAAS/Cloud gebaseerde oplossing is vaak binnen enkele weken klaar, terwijl een lokale installatie mogelijk maanden duurt.
  • Volwassenheid: hoe lang bestaat het FMIS al? Hoe groot is het gebruikersbestand? Ben je bereid om een ‘​​early adopter’ te worden of ben je op zoek naar iets dat iedereen al doet? Heb je referenties nodig?

Leverancier

  • Ondersteuning: wat voor soort ondersteuning verwacht je van de leverancier? Online support of een helpdesk waarmee je telefonisch kunt communiceren?
  • Afhankelijkheid: is het acceptabel dat het FMIS een ​​afhankelijkheid creëert met de leverancier of wil je het systeem uiteindelijk zelf beheren en updaten? Is het eenvoudig om alternatieve experts voor het FMIS te vinden?
  • Partnerschap: Ben je op zoek naar een partnerschap voor de lange termijn? Zijn er bepaalde kenmerken die je graag ziet in de leverancier? Bijvoorbeeld op het gebied van cultuur of maatschappelijk ondernemen.
  • Kosten: Wat zijn de totale kosten om het FMIS te implementeren, inclusief licenties en adviesdiensten? Wat kost het u om het te onderhouden? Om het te upgraden?

Zoals je ziet, beperkt een programma van eisen zich niet tot het proces of de technische oplossing. Vereisten omvatten naast functionele ook niet-functionele systeemvereisten. Vergeet niet na te denken over items zoals branche specifieke kennis en geografische locatie.

Prioriteer

Nu je een lijst met vereisten hebt opgesteld, is de volgende stap het prioriteren. Ik adviseer om iedere eis te beoordelen op een schaal van 1 tot 3. Waarbij 1 voor “Goed om te hebben (Nice to Have)” staat, 2 voor “Belangrijk” en 3 voor “Kritiek voor de Operatie (Critical to Operations)”. Het prioriteren doe je voor jezelf. Het is niet de bedoeling dit tijdens een selectieproces te delen met de FMIS-leveranciers.

Samengevat:

  1. Stel je leverancierselectieteam samen
  2. Definieer jouw vereisten van het FMIS / de leverancier waarnaar u op zoek bent. (Onthoud je doelgroep: leveranciers en belanghebbenden OF ontwikkelaars?)
  3. Prioriteer alle vereisten voor toekomstige evaluatie

Ben je benieuwd naar andere tips voor selectie en implementatie van een FMIS?

Met Stream wil ik een positieve impact hebben op mijn klanten, van waarde zijn.

Ik geloof in ondernemerschap. Experimenteren op basis van agile strategieën en innovatie: geen ingewikkelde en moeilijk te beheren megaprojecten.  
Ik geloof in kort cyclische verbetertrajecten waar de combinatie van mens, proces en IT voldoen aan de eisen van de steeds veranderende (zakelijke) omgeving.

Gerelateerde artikelen

No Results Found

The page you requested could not be found. Try refining your search, or use the navigation above to locate the post.

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en updates

Registreer voor de nieuwsbrief

Praktische tips, toegang tot exclusieve events en af en toe een aanbieding om samen te werken met Stream.

Volg stream

Stream is actief op verschillende social media. Ik luister, reageer, deel en probeer jouw vragen zo goed mogelijk te beantwoorden.